CC: Frage zu Erstellung eines Serienbriefes

Hallo Leute,

ich habe mal eine kurze Frage:
Ich soll Mahnungen als Serienbrief in Word erzeugen. Soweit so gut und habe auch ein wenig recherchiert und habe festgestellt, dass es am einfachsten über den Weg geht eine Excel-Datei zu erzeugen und diese dann in Word als Serienbrief zu erzeugen.

Nun die Frage: Wie sieht das ganze mit der Kopf- Zeilendarstellung aus? Muss ich aus Navision die Daten in 2 Excel-Sheets übergeben? In das eine Sheet die Kopfdaten der Mahnung und in das andere Sheet dann die Zeilen und am Ende sage ich Word, dass er bitte diese beiden Sheets verwenden soll? Da ich die Serienbrieffunktion noch nie so "komplex" nutzte, wollte ich hier mal fragen, ob jemand schon Erfahrung hat das ganze in dieser Konstellation von Navision über Excel in Word zu schieben.

Wäre über jegliche Hilfe erfreut.

Grüße
Andree

Hi Andree,

soll das Ganze wirklich rein über Word stattfinden?
Weil NAV hat ja eine integrierte Möglichkeit, Mahnungen zu erstellen.
Dann musst du nichts großartig selektieren, sondern einfach nur auf den Knopf drücken und die Mahnungen werden erstellt.

Schau mal unter
Finanzmanagement --> Debitoren --> Periodische Aktivitäten --> Mahnungen

Dazu ist die Einrichtung von Mahnmethoden und Texten dafür notwendig.
Diese findest du unter
Verwaltung --> Anwendung Einrichtung --> Finanzmanagement --> Mahnmethoden

Hier können dann die einzelnen Mahn-Stufen pro Mahnmethode festgelegt werden und jeweils ein Vor- und ein Nachtext festgelegt werden (also was an Text vor bzw. nach den angemahnten Posten steht).
Und es können Fälligkeiten usw. pro Stufe definiert werden.

Wenn es wirklich Word sein muss, welche Daten würdest du denn exportieren?
Also du bräuchtest ja theoretisch die Debitorenposten und die entsprechenden Debitoren-Stammdaten zwecks der Anschrift etc.
Du könntest eine komplette Liste der Debitoren exportieren und eine Liste der fälligen Debitorenposten.
In der Liste mit den Debitorenposten könntest du über die Debitorennr. mit der Excel-Funktion SVERWEIS die entsprechenden Daten aus der Debitorenliste "rüberziehen".
Dann hast du alles in einer Zeile und kannst dann deinen Serienbrief machen.

Was vll. noch zu beachten ist: Du hast dann in NAV keinerlei Hinweis darauf, dass derjenige angemahnt wurde.
Macht die Nachvollziehbarkeit extrem schwierig.

Hoffe, dir weitergeholfen zu haben :)

Grüße, Jörg

Hallo Jörg,

das ganze soll eine Erweiterung der Mahnungen in Navision werden. Die Mahnungen werden ganz normal in Navision eingerichtet (wie du es beschrieben hast) und dann registriert und und und.
Als Erweiterung soll nun halt noch eingebaut werden, dass alle Mahnungen mit der Mahnstufe 4 zusätzlich in Word verfügbar sind.

Der Standard Word-Export von Navision ist leider nicht das, was wir benötigen, da der Kunde eine EXTREME Anpassung der Mahnreports hat.

Mein Vorhaben war eigentlich folgendermaßen geplant:
Beim Registrieren der Mahnungen schaue ich, ob die Mahnung die Mahnstufe 4 hat. Wenn dies nicht der Fall ist, passiert einfach nichts weiter. Sollte sie jedoch 4 haben, werden die Kopfdaten (für die Adresse) in ein Excel-Sheet geschrieben.
Des Weiteren werden dann die einzelnen Zeilen ebenfalls in ein Excel-Sheet geschrieben.
Und von hier aus sollte dann die Verarbeitung in einen Serienbrief weitergehen.

Die Idee mit dem SVERWEIS ist natürlich echt gut. Leider versteh ich dann noch nicht so genau, wie das ganze strukturiert werden soll.
Angenommen ich habe nun meine Excel Datei erstellt und 20 Debitoren in das eine Sheet exportiert. Im anderen stehen die jeweiligen Zeilen.
Wenn ich nun das ganze auf einer dritten Tabelle (die ich in Word als "Datenbanktabelle" auswähle) über einen SVERWEIS alles in eine Zeile schreibe, woher weiß der Serienbrief denn dann, wie viele Datensätze er überhaupt anzeigen muss?

Auf folgender Seite habe ich etwas interessantes gefunden, was eventuell helfen könnte: http://www.online-excel.de/excel/singsel.php?f=164 (nach dem Begriff "Beispiel: Ein Kunde - viele Artikel" suchen)
Wenn ich mir das ganze so aus Navision in eine Excel Datei schreibe, kann ich dann nicht eventuell einfach die dort gezeigte Funktion dahingehend umschreiben, dass ich abprüfe, ob sich die Mahnungsnummer ändert?

Danke und Grüße
Andree

Ich hätte da vielleicht noch einen Ansatz:

Mit http://www.msdynamics.de/viewtopic.php?f=40&t=7670&p=36026&hilit=rtc+cc+classic#p36026 und http://jagbarcelo.blogspot.com/2006/07/reporting-services-ms-word-format-doc.html müßte es doch möglich sein die Mahnungen über SQL Reporting Services auszugeben und als Word-Datei zu speichern. Somit bleibt alles in NAV.

Volker

Ich empfehle mal die Stylesheets dir anzuschauen. Damit kannst Du die Word Exportfunktion EXTREM anpassen. Stylesheet Toolkit schimpft sich das ganze.

Viele Grüße
Jan

Hey Jan,

vielen Dank für deinen Tipp.. Hatte damit zuvor noch nicht gearbeitet und sieht eigentlich gar nicht so schlecht aus. Nur leider sehe ich dort einen entscheidenden Nachteil -> Ich kann keine Variablen übergeben, die ich im Report aber habe. Es müssten alles Felder in einer Tabelle seien, das sehe ich richtig oder?!

Grüße
Andree

Entscheidender dürfte der Nachteil der Stylesheets sein, dass man immer nur einen Beleg nach Word schicken kann und nicht mehrere.

Das ist natürlich auch nicht unbedingt falsch, da hast du recht. Aber das würde man dem Kunden noch erklären können ;)

Aber leider sieht es wohl doch so aus, als wenn ich das ganze dann über Excel machen müsste. Weil da wirklich viele Variablen im Report sind, die erst zur Laufzeit gefüllt werden und das nach Abhängigkeit von anderen Werten. Das wird so mit dem Stylesheet-Tool nicht funktionieren. Schade eigentlich. Das Anzeigen mehrerer Zeilen zu einem Kopf wäre damit sehr sehr einfach gewesen.

EDIT:

Ich habe mir das ganze mal versucht mit Testdaten über Excel aufzubauen und musste wieder einen Rückschlag hinnehmen. Man muss dabei dann mit der Funktion { SKIPIF .... } in Word arbeiten. Soweit so gut. Leider wird dieses SKIPIF erst im wirklichen Druck angewandt und nicht schon in der Vorschau. Leider möchte der Kunde die Datei nicht ausgedruckt haben (Dann könnte man auch den Navision Report benutzen)

Also überlege ich das ganze über eine weitere Tabelle in NAV zu lösen, in der ich die Werte (die im Report als Variablen geholt werden) schon beim Registrieren mit wegschreibe. So kann das Transformation Tool mit dieser Tabelle arbeiten.
Alles nicht so das wahre...
Was haltet ihr von Programmierung über Automations? Ist bestimmt nicht so einfach dort Word-Dateien zu erzeugen mit einem relativ komplexen Aufbau, oder irre ich mich da und kann relativ einfach einen Word-Export schreiben (Ähnlich wie mit Excel über den Excel Buffer)

Ich habe mir das ganze mal versucht mit Testdaten über Excel aufzubauen und musste wieder einen Rückschlag hinnehmen. Man muss dabei dann mit der Funktion { SKIPIF .... } in Word arbeiten. Soweit so gut. Leider wird dieses SKIPIF erst im wirklichen Druck angewandt und nicht schon in der Vorschau. Leider möchte der Kunde die Datei nicht ausgedruckt haben (Dann könnte man auch den Navision Report benutzen)

Mal ganz doof gefragt: Würde dann nicht die Funktion "Seriendruck in neues Dokument" helfen?
Da wird der Seriendruck ausgeführt, aber eben in ein neues Word-Dokument.
Dort müsste es dann doch korrekt aussehen, oder?

Ich glaube ich verstehe auch die Anforderung des Kunden nicht so recht.
Es werden die ersten 3 Mahnstufen über NAV genutzt.
Dann soll es noch eine Stufe 4 geben, die allerdings in Word zur Verfügung gestellt werden muss.
Diese will er aber nicht ausdrucken, sondern nur anschauen.
Ich verstehe den Sinn der Sache irgendwie nicht so recht :)

Moin,

das werde ich noch einmal ausprobieren, ob das so funktioniert.

Den tieferen Sinn konnte uns bis jetzt niemand so wirklich erläutern...
Es kam aber wohl heraus, dass die 4. Mahnungen von einer weiteren Person bearbeitet werden und in noch ein weiteres System übernommen werden sollen (manuelle Bearbeitung)

Wieso darauf bestanden wird, dass unbedingt Word zum Einsatz kommt, ist derzeit noch nicht klar. Das Thema Layout wurde auch erst einmal wieder zurückgestellt. Sofern wirklich nicht viel Layout benötigt wird, sondern einfach Daten des Kopfes mit den Zeilen, ist das Stylesheet-Tool die einfachste Variante.
Bis das Layout nun geklärt ist, muss ich wohl abwarten.
Werde mich dann ggf. hier wieder melden ;)

Moin,

das werde ich noch einmal ausprobieren, ob das so funktioniert.

Den tieferen Sinn konnte uns bis jetzt niemand so wirklich erläutern...
Es kam aber wohl heraus, dass die 4. Mahnungen von einer weiteren Person bearbeitet werden und in noch ein weiteres System übernommen werden sollen (manuelle Bearbeitung)

Wieso darauf bestanden wird, dass unbedingt Word zum Einsatz kommt, ist derzeit noch nicht klar. Das Thema Layout wurde auch erst einmal wieder zurückgestellt. Sofern wirklich nicht viel Layout benötigt wird, sondern einfach Daten des Kopfes mit den Zeilen, ist das Stylesheet-Tool die einfachste Variante.
Bis das Layout nun geklärt ist, muss ich wohl abwarten.
Werde mich dann ggf. hier wieder melden ;)

Kann das "...weiteres System..." etwa nur die Dateiendung .doc einlesen? Das glaubt keiner. Evtl. wäre es besser, wenn du den Kunden fragst, wie das andere System heißt und schaust, welche Schnittstellen das andere System hat. Vielleicht hat der Kunde zufällig den Biztalk-Server, der ist ja für Integration mehrerer heterogener Systeme geeignet.