Userdokumentation Best Practice?

Hallo zusammen!

Wir würden gerne eine Art "Benutzerhandbuch" erstellen, in dem sämtliche relevanten Geschäftsprozesse pro Abteilung dokumentiert und als "Tutorials" für neue Mitarbeiter oder zum Nachlesen angeboten werden.

Das Ganze sollte als PDF (Corporate Design) Dokumentation, mit integrierten Videos und erklärenden Layern (z.B. Pfeil mit Textbox, der ein Feld als Pflichtfeld explizit ausweist) vorgesehen werden.

Wie erstellt ihr denn so die Benutzerdokumentation? Würde mich mal interessieren. Vielleicht hat ja auch der ein oder andere einen guten Rat :)

Erste Gehversuche mit WINK als Screenrecorder (FLV Movie als Outpt), das dann in Word einbetten und mit Adobe 10 Prof. ein PDF erzeugen waren noch nicht überzeugend.


grüße

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Hallo Jörg,

wir nutzen Confluence zur Dokumentation. Ist recht gut zu benutzen, gut strukturierbar, funktioniert super im Zsammenhang mit Jira.

LG Jens

Ich glaube der Jörg ist an etwas kostengünstiges/-loses gelegen

Wozu WINK?
Snipping Tool von Win7 und auf gehts, oder brauchts zwingend Anzeige-Text im Screenshot?

Corporate ID Word Dokument, definieren, wie "POI"s gekennzeichnet werden und auf gehts. Markierungen numerieren oder mit A, B, C kennzeichnen und im Text beschreiben. Dann kann man in einem Screenshot mehr als nur ein Feld erklären und ein User, der dann ein Screenshot sieht mit 5 Punkten (Numeriert nach Nutzung) kann schnell gegenprüfen, ob er alle Punkte bedacht hat.

Dokumentation muss kurz und präzise sein. Pro Aktion/wichtigem Feld ein Screenshot wird schnell unübersichtlich, imo.

Kostenlos ist natürlich die erste Wahl, aber wenn es *die* eierlegende Wollmilchsau für Dokumentation zu kaufen gibt dann kann ich mich dafür schon einsetzen
Ist ja nichts Neues, die Ansprüche sind hoch aber ...

Ich finde die Idee vom eingebetteten Video echt charmant, ein Video sagt mehr als tausend Worte. Ausserdem sieht der User dann den Klickpfad und muss bei überladenen Forms nicht erst noch das Feld suchen.

Hier hab ich mal eine kleine Demo gemacht, so wie ich mir das vorstelle.

Falls es doch online sein soll, würde ich es glaube mit HELPMAN versuchen.

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Ich bitte bei der Dokumentation zu bedenken, dass es sich um normale User ohne sonstige Affinitaät zum Computer handelt. Die wollen in aller Regel doch eher eine Gedruckte Version als eine Online-Hilfe (sonst könntest Du die gleich in die NAV-Hilfe integrieren).

Die User wollen doch ihre Maskle vor sich haben und sollen gleichzeitig das Dokument zum Nachschlagen am Bildschirm geöffnet haben. Geht das bei euch überhaupt? Daher finde ich das mit den Videos im Dokument problematisch. Leg die Videos auf einen Intranet-Server und im PDF ein Link dazu.

Volker

Volker hat recht, Videos sind zum nachschlagen unpraktisch. Wenn man nicht gerade neu angefangen hat, wird man sehr punktuell die Informationen haben wollen für genau eine Fragestellung. Dafür nen Video gucken dauert zu lange.

Werds mal mit dem Tool "Faststone Capture" versuchen, da kann man auf Screenshots auch Layer legen. Also ohne Videos. Ist eh zuviel Aufwand

Danke für euere Anregungen!

Ich hatte sonst auch immer mit dem Tool "Snagit" sehr gute Erfahrungen gemacht. Beschreiben von Bildern ist dort extrem einfach, kostet leider halt was, wenn man ohne Werbung auf dem Bild arbeiten will

Und diese dann halt im Word eingefügt. Denn es geht ja auch immer darum, dass ev. andere Personen dein Werk fortführen können, auch wenn du mal krank bist, oder nicht mehr verfügbar sein solltest.


Mittlerweile bin ich aber davon abgekommen, Anleitungen selber zu schreiben, denn zu 99.9% wird die Anleitung eh nicht gelesen und ist schnell veraltet, wenn neue Mitarbeiter kommen. In unserem Fall haben wir das den Key-Usern übertragen, da sie die Prozesse vorgeben und auch neue Mitarbeiter einführen müssen. Und diese Arbeiten auch im Word

Ja ich gebe dir völlig Recht, aber leider habe ich diese Entscheidungsfreiheit nicht

Hi,

ich schreibe meine Dokus mit Word, bebildert mit ScreenShots, dabei helfe ich mir mit dem Tool "GreenShot", da kann ich dann ein ScreenSHot machen des Bereich den ich möchte, und mit Pfeilen, Texten, Sonstiges hervorheben, und direkt aus der Zwischenablage in Word einfügen. Wenn Fertig schicke ich es als PDF an den Mitarbeiter Verteiler.

Ich hatte auch mal mit Videos versucht, aber zum Nachschlagen für die Mitarbeiter nicht Praktikabel, mit Ach und Krach schauen die sich überhaupt mal die Doku an, meistens muss ich darauf verweisen das die Frage die gerade gestellt wurde schon beantwortet wurde mit E-Mail und PDF vom xx.xx.xxxx. Zum Telefon greifen ist dann doch einfacher...

Die Dokus sind für mich auch wichtig weil es gewisse Abläufe gibt die nicht zum Tagesgeschäft gehören, und die vergisst man gerne mal schnell, mit ScreenShots arbeite ich deswegen gerne, weil Chef schonmal das Layout der Forms ändert, und so ganz schnell ein Bedeutendes Feld nicht mehr da ist oder woanders, da wird dann der ScreenShot getauscht und fertig.

Auch die Lösung mit der Integration in die NAV Online Hilfe bringt (bei uns) nichts, die meisten Mitarbeiter wissen nicht das es mit F1 eine Hilfe gibt, bzw. wollen das nicht wissen, weil das was da drin steht eh nicht zu verstehen ist ... ....

Da die Dokus so gut wie nicht angenommen werden, bemühe ich mich auch mit Key Usern zu arbeiten, das sind dann solche die nicht direkt alles "sch***" finden, und sich auch mal neue Sachen anhören, über Kurz oder lang brauchen die nicht so offenen Mitarbeiter diese Infos und irgendwann kommt es auch bei denen an :)

Und wenn alles nicht hilft, dann greift man zum Telefon und ruft mich an , ich bin dann zwar total genervt, beantworte aber Fragen auch zum 12ten mal und hoffe immer wieder das es mal hängen bleibt.

Dann kommt Chef und fragt was ich eigentlich den ganzen Tag gemacht habe ... xx Stunden Support... Worauf hin Chef meint das wir den vermeiden müssen, mit Dokus und Anleitungen dahin gehen müssen das die User Selbständiger Arbeiten und gewisse Fragen erst gar nicht auftauchen ... Nur wie erreicht man das wenn man den User fragt "Steht in Doku xyz vom xx.xx.xxxx, hast du das nicht gelesen" und der User sagt: "Nö".

Bleibt man Sturr und verweist auf die Doku, wird man als Buh Mann abgestempelt, der User legt wütend auf, und sucht sich ein Workaround, welches meistens damit endet das ich irgendwelche Buchungen korrigieren darf.... Ein Teufelskreis ...

Hi,

ich schreibe meine Dokus mit Word, bebildert mit ScreenShots, dabei helfe ich mir mit dem Tool "GreenShot", da kann ich dann ein ScreenSHot machen des Bereich den ich möchte, und mit Pfeilen, Texten, Sonstiges hervorheben, und direkt aus der Zwischenablage in Word einfügen. Wenn Fertig schicke ich es als PDF an den Mitarbeiter Verteiler.

Ich hatte auch mal mit Videos versucht, aber zum Nachschlagen für die Mitarbeiter nicht Praktikabel, mit Ach und Krach schauen die sich überhaupt mal die Doku an, meistens muss ich darauf verweisen das die Frage die gerade gestellt wurde schon beantwortet wurde mit E-Mail und PDF vom xx.xx.xxxx. Zum Telefon greifen ist dann doch einfacher...

Die Dokus sind für mich auch wichtig weil es gewisse Abläufe gibt die nicht zum Tagesgeschäft gehören, und die vergisst man gerne mal schnell, mit ScreenShots arbeite ich deswegen gerne, weil Chef schonmal das Layout der Forms ändert, und so ganz schnell ein Bedeutendes Feld nicht mehr da ist oder woanders, da wird dann der ScreenShot getauscht und fertig.

Auch die Lösung mit der Integration in die NAV Online Hilfe bringt (bei uns) nichts, die meisten Mitarbeiter wissen nicht das es mit F1 eine Hilfe gibt, bzw. wollen das nicht wissen, weil das was da drin steht eh nicht zu verstehen ist ... ....

Da die Dokus so gut wie nicht angenommen werden, bemühe ich mich auch mit Key Usern zu arbeiten, das sind dann solche die nicht direkt alles "sch***" finden, und sich auch mal neue Sachen anhören, über Kurz oder lang brauchen die nicht so offenen Mitarbeiter diese Infos und irgendwann kommt es auch bei denen an :)

Und wenn alles nicht hilft, dann greift man zum Telefon und ruft mich an , ich bin dann zwar total genervt, beantworte aber Fragen auch zum 12ten mal und hoffe immer wieder das es mal hängen bleibt.

Dann kommt Chef und fragt was ich eigentlich den ganzen Tag gemacht habe ... xx Stunden Support... Worauf hin Chef meint das wir den vermeiden müssen, mit Dokus und Anleitungen dahin gehen müssen das die User Selbständiger Arbeiten und gewisse Fragen erst gar nicht auftauchen ... Nur wie erreicht man das wenn man den User fragt "Steht in Doku xyz vom xx.xx.xxxx, hast du das nicht gelesen" und der User sagt: "Nö".

Bleibt man Sturr und verweist auf die Doku, wird man als Buh Mann abgestempelt, der User legt wütend auf, und sucht sich ein Workaround, welches meistens damit endet das ich irgendwelche Buchungen korrigieren darf.... Ein Teufelskreis ...

Kenn ich zu genüge
Ich würde das einfach beim Chef thematisieren. Im Zweifelsfall eine Art Ticket-System oder eine Excel führen, wo man dem Chef vorlegen kann, wer besonders viel Support benötigt bzw. in welchem Anwendungsfall viel Support benötigt wird, und ob es in beiden Fällen eine Doku gibt. Das Erste kann nur der Chef steuern (Jahres-MA-Gespräch), das Zweite kann man über eine Schulung versuchen wieder auszubügeln.

Guten Morgen liebe Kollegen

na dann bin ich durch Zufall über diesen Eintrag gestolpert und wollte mal meinen "Senf" dazu geben

Ich habe mir dieses Jahr die Mühe gemacht, praxis- und (End-)anwenderbezogene Unterlagen zu erstellen.
Dafür nehme ich Word und mein "geliebtes" Snagit und damit bau ich dann meine Unterlagen zusammen. Mit Online-Videos habe ich persönlích
keine so guten Erfahrungen gemacht.


Viele Grüße aus Herne!